Le procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires est un document rédigé le jour même. En pratique, de nombreuses anomalies résultent de la méconnaissance des textes législatifs et règlementaires en la matières.. Ces anomalies peuvent parfois entrainer la nullité de certaines ou de l’ensemble des résolutions.

Cet article a pour objectif de dresser un récapitulatif accessible à tous sur les bases à connaitre sur le sujet.

1/ Forme

Un procès-verbal est réalisé à la fin de chaque séance par le secrétaire de séance (le syndic sauf décision contraire de l’assemblée générale).

Il doit être signé par :

– le président de l’assemblée,

– le secrétaire,

– et le ou les scrutateurs .

Les procès-verbaux sont ensuite inscrits les uns à la suite des autres au sein d’un registre spécialement ouvert à cet effet par le syndic de copropriété.

Ce registre peut être tenu sous forme électronique. Dans ce cas, la feuille de présence et les procès-verbaux peuvent être réalisés sous forme électronique et être signés dans les mêmes conditions.

Le syndic doit délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande. Le contrat de syndic peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.

2/ Contenu

Le procès-verbal doit mentionner les éléments suivants :

– Résultat du vote sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale

– Noms des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus à une décision, ainsi que leur nombre de voix

– Réserves formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions

– Incidents techniques ayant empêché un copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote

– Indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou le président de séance de l’assemblée générale en cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication du nom du mandataire

La feuille de présence de l’assemblée générale est annexée au procès-verbal.

3/ Notification

La notification des procès-verbaux n’est pas obligatoire, sauf dans certains cas (pour les copropriétaires opposants ou défaillants).

4/ Copropriétaires opposants ou défaillants

Les décisions d’assemblée générale doivent être notifiées par le syndic de copropriété dans un délai de 1 mois aux copropriétaires opposants ou défaillants (qui ne sont ni présents, ni représentés) par :

– lettre recommandée avec accusé de réception,

– ou par voie électronique lorsque les copropriétaires ont donné leur autorisation, au syndic de copropriété, d’utiliser leur adresse électronique.

L’envoi simple d’une copie du compte-rendu suffit pour les autres copropriétaires.

La notification fait démarrer le délai pour contester une décision d’assemblée générale devant le tribunal de grande instance.

Le recours en contestation d’une décision d’assemblée générale doit impérativement être engagé dans un délai de 2 mois à partir de sa notification.

5/ Information des occupants (locataires compris)

Tous les occupants doivent être informés des décisions de l’assemblée générale ayant une influence sur les conditions d’occupation de l’immeuble. Cela concerne, par exemple, les décisions relatives :

-à l’entretien de l’immeuble et aux travaux de toute nature,

-à la présence du personnel ou de prestataires (ménage, entretien de l’ascenseur…).

Lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, il est procédé à l’anonymisation de leur contenu. De plus, une décision sur le licenciement du gardien ou tout autre employé de l’immeuble ne peut pas être transmise aux occupants avant que la personne concernée en ait été elle-même informée.

Ces informations doivent être affichées dans les parties communes.