De nombreux adhérents relatent le fait que le moment de l’établissement du procès-verbal ne se fait pas le jour même de l’assemblée générale, en raison d’incidents de séances, d’une séance trop longue, ou de changement de syndic.
Dans cet article, nous revenons aux bases pour savoir réellement ce qu’il faut faire.
Sur ce point, l’article 17 alinéa 1er du décret du 17 mars 1967 est très clair : « Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs. »
En pratique, qu’est-ce que cela signifie ?
– L’original du procès-verbal doit être rédigé le jour même de l’assemblée générale par le secrétaire de séance (le syndic sauf décision contraire de l’assemblée générale). Le jour même, il doit également être signé par le président scrutateur et secrétaire ;
– Pour sa diffusion, il n’est pas interdit, par la suite, de le reprendre au propre (et même sous forme dactylographiée) et certifié conforme à l’original.
Pourquoi le faire le jour de l’assemblée générale ?
– Parce qu’on doit respecter la loi et s’il s’avérait le contraire, un copropriétaire peut intenter une action en vue de faire annuler l’assemblée générale ;
– Parce que l’original du procès-verbal dressé instantanément permet de garantir la véracité des débats enregistrés avant la clôture de la séance, ce qui empêche des « tricheries ».
Enfin, rappelons que le fait de ne pas établir le procès-verbal original le jour même de l’assemblée générale constitue une violation de l’article 17 du décret du 17 mars 1967 (précité). Ce texte étant d’ordre public nul ne peut y déroger !!
Le jour de cette assemblée générale, le rôle du président de séance, du scrutateur et du secrétaire sera de vérifier les mentions qui y sont portées afin de corriger celles qui ne reflèteraient pas la nature et l’issue des débats.
L’AFCopro peut vous aider à contrôler la rédaction de vos procès-verbaux afin de ne pas commettre d’irrégularités car “mieux vaut prévenir que guérir“.
