En ce qui concerne le droit de vérifier les comptes de sa copropriété, il existe plusieurs façons d’y procéder selon que l’on soit au conseil syndical ou copropriétaire « lambda ».
Bien qu’existante depuis de nombreuses années, il convient de rappeler qui, quand et ce qu’il est possible de vérifier.
I. Le droit pour le conseil syndical de vérifier les comptes de la copropriété
Sur ce point, il faut préciser que l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 ouvre le droit au conseil syndical d’obtenir copie de tout document à tout moment.
A ce titre, quelle que soit la période, quel que soit le document, le conseil syndical peut demander et obtenir toute pièce comptable de la part du syndic.
De plus, l’article 26 du décret du 17 mars 1967 dispose que « le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’exécution.
[…] Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents mentionnés au troisième alinéa de l’article 21, de la loi du 10 juillet 1965 […]. »
Le législateur est venu combler une lacune puisqu’il n’existait pas de procédure formelle n’avait jusqu’à présent été définie. En effet, jusqu’en 2010, le trouble planer concernant les communications du conseil syndical et l’interlocuteur à qui envoyer les documents de la copropriété.
Deux possibilités ont donc été précisées :
– Soit une communication écrite au conseil syndical. Dans ce cas, elle sera valablement effectuée à la personne de son président lorsqu’il en a été désigné un, ou à défaut à chacun de ses membres ;
– Soit la communication est demandée par le conseil syndical. Elle est alors faite à chacun de ses membres.
II. Le droit pour les copropriétaires « lambda » de vérifier les comptes avant l’assemblée générale
Depuis fin 2015 et début 2016, le législateur est venu aménager les règles qui existaient par le passée concernant le droit pour le copropriétaire « lambda » de vérifier les pièces justificatives des charges entre l’envoi de la convocation et la tenue de l’assemblée générale.
Cette mise à jour a pour but d‘éviter les « couacs » en pratique.
L’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 dispose qu’entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété, notamment, le cas échéant, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs, les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, sont tenues à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic.
L’article 9-1 du décret du 17 mars 1967 précise qu’entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, le syndic tient les pièces justificatives des charges mentionnées à l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée et classées par catégories à la disposition de tous les copropriétaires pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré et doit être, en tout cas, appropriée à la dimension de la copropriété.
Le syndic fixe le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l’accueil des copropriétaires, le ou les jours et les heures auxquels elle s’effectue, qui doivent être indiqués dans la convocation.
Lorsqu’il s’agit d’un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d’accueil physique déterminés dans le contrat de syndic.
Donc, tout copropriétaire peut aller consulter ces pièces au jour convenu sans pour autant qu’il soit tenu de prendre rendez-vous.
Les pièces mentionnées au premier alinéa sont des documents originaux ou des copies. Les copropriétaires peuvent obtenir une copie de ces pièces à leurs frais.
Les copropriétaires peuvent se faire assister par un membre du conseil syndical.
N’attendez pas qu’il soit trop tard, dès la fin de votre période comptable et en vue de l’approbation des comptes en assemblée générale, l’AFCopro dispose des compétences et de l’expérience pour vous aider à analyser les comptes de votre copropriété.
