L’article 26 du décret du 17 mars 1967 prévoit « […] L’ordre du jour de l’assemblée générale est établi en concertation avec le conseil syndical. »
Cela permet au conseil syndical de discuter des sujets avec le syndic, de préparer les questions à voter et de les affiner. Comment aborder cette réunion ?
En principe, les conseillers syndicaux connaissent les dates d’assemblée générale annuelle ou sont informés d’une assemblée extraordinaire à venir.
Il convient alors de :
– Préparer un compte rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical avec les thèmes traités ou à traiter ;
– Travailler avant cette réunion sur ces thèmes qui devront être précisés ou décidés le jour de la concertation et si besoin ;
Cela peut amener les conseillers syndicaux à prendre assistance auprès de spécialistes pour obtenir des informations et des conseils, à dresser un cahier des charges en vue de travaux, à demander des devis/contrats auprès d’entreprises, et surtout à réfléchir sur les points qu’il serait souhaitable d’inscrire à l’ordre du jour.
– Le jour de la réunion préparatoire, il faudra procéder à la concertation en analysant/affinant les projets de résolutions classiques (budget prévisionnel, élection du syndic) avec les documents appropriés, et y ajouter ses propres projets de résolution.
Nous attirons votre attention sur le fait que cette obligation de concertation n’impose pas explicitement au syndic de faire suite par une inscription à l’ordre du jour. Pour « consolider » sa demande, il est préférable de la formuler expressément ainsi que de la notifier soit par lettre recommandé avec accusé de réception, soit par remise contre récépissé ou émargement dans le respect des conditions du décret du 17 mars 1967.
A cette demande, il faudra y joindre tout document nécessaire pour la régularité du vote (devis, contrat).
L’AFCopro peut vous aider tout au long du processus par des explications pratiques, par des modèles de compte rendu du conseil syndical et des trames de lettre en vue d’une demande d’inscription à l’ordre du jour.
