De nombreux adhérents nous demandent de contrôler leur ordre du jour, et nous constatons l’apparition de résolutions ayant pour but de facturer des honoraires liés à l’externalisation des archives sans contrepartie.

Que faut-il savoir sur le sujet ?

Deux dispositions importantes sont à maîtriser pour empêcher une facturation abusive.

L’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 dispose : « […] le syndic est chargé […] – de soumettre au vote de l’assemblée générale, à la majorité de l’article 25, la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat. Une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic […]. »
Donc, la prestation peut être payée par le syndicat des copropriétaires au prestataire selon les modalités votés en assemblée générale selon le coût réel de la prestation sans que le syndic puisse percevoir d’honoraires pour cela.

Mais ne nous arrêtons pas là, il faut tenir compte du décret du 26 mars 2015 fixant les contrats types de syndic et contenant une clause sur l’externalisation des archives.

En effet, la clause 7.1.5 stipule : « Dans l’hypothèse où l’assemblée générale des copropriétaires a, en cours d’exécution du présent contrat et dans les conditions précisées à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de confier les archives du syndicat à une entreprise spécialisée, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle hors taxes est imputé soit (rayer la mention inutile) :
-de la somme de € (que les parties conviennent de fixer dès à présent) ;
-de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif). »
Ainsi, lors du de l’élection du syndic avec son contrat annexé à la convocation, il ne faut pas oublier de négocier cette clause en optant pour la somme TTC facturée au syndicat.

En conséquence, bien que l’assemblée générale ait voté l’externalisation des archives avec un coût au réel, les honoraires du syndic doivent être déduits d’une somme forfaitaire ou du cout réel correspondant à cette prestation.

Dans la résolution concernant les archives, il conviendrait d’ajouter une phrase précisant que le coût présenté sera déduit des honoraires de gestion courante du syndic.

L’AFCopro aide ses adhérents à analyser les contrats de syndic, contact@afcopro.com