Les explications sur la feuille de présence servent à comprendre la portée du document que l’on signe en arrivant le jour de l’assemblée générale (modèle lien en bas d’article). L’article 14 du décret du 17 mars 1967 en donne les contours.

Elle constitue une annexe au procès-verbal à laquelle tout copropriétaire peut en obtenir copie sur demande adressée au syndic.

1/ Qui est le rédacteur de la feuille de présence ?

Le texte précité ne précise pas qui est le rédacteur de la feuille de présence. Si elle doit être certifiée exacte par le président de l’assemblée, rien n’indique que ce soit à lui qu’il incombe d’en assurer la rédaction.
En pratique, c’est le secrétaire de séance (le syndic sauf vote contraire de l’assemblée générale qui va s’en charger.

2/ Que contient la feuille de présence ?

La feuille de présence peut comporter plusieurs feuillets (notamment pour les copropriétés composées de plusieurs bâtiments). Elle doit indiquer :

– les coordonnées des votants : les noms et domicile de chaque copropriétaire ou associés de sociétés d’attributions et éventuellement de son mandataire. Donc ceux qui pourrait intervenir lors de l’assemblée sans droit de vote (expert, avocat) n’ont pas à signer la feuille de présence.

– le nombre de voix dont ils disposent : les voix pour le/les lot(s) de chaque copropriétaire.

– la signature des participants. En cas d’arrivée en cours de séance, ce dernier sera amené à signer la feuille de présence et il sera nécessaire que le secrétaire de séance inscrive l’heure précise d’arrivée sinon ledit copropriétaire sera présumé avoir pris part à l’ensemble des votes.

– la certification exacte par le président de l’assemblée : cette certification intervient nécessairement après sa désignation.

3/ Comment tenir la feuille de présence le jour de l’assemblée ?

Le jour de l’assemblée, la feuille de présence se tient en général sous format papier.
Toutefois, il existe une autre possibilité : la tenir sous forme électronique (1316-1 du code civil). Pour cela, le rédacteur sera tenu d’en garantir sa conservation authentique et sa signature consiste en l’usage d’un procédé d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache.

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