Pour faire face à l’épidémie de Coronavirus COVID 19, une série de mesures ont été prises (loi 23 mars 2020 – ordonnance du 25 mars 2020 – ordonnance du 22 avril 2020 – loi du 11 mai 2020 – décret du 11 mai 2020). Nous les avons suivis au jour le jour, et il s’avérait que les retouches successives du gouvernement rendaient la situation illisible pour les copropriétaires.

A la suite de ces mesures, l’ordonnance du 20 mai 2020  vient clarifier la situation quant à la durée des contrats de syndic, les mandats des conseillers syndicaux et la tenue des assemblées générales dématérialisées.

Afin d’être compréhensible à votre tour, nous vous résumons de manière simple les impacts de cette ordonnance du 20 mai 2020.

Conséquence N°1 : Assemblées générales totalement dématérialisées entre le 1er juin 2020 et le 31 janvier 2021.

a L’instauration de la tenue des assemblées générales dématérialisées entre le 1er juin et le 31 janvier 2021 sans avoir recours à l’accord des copropriétaires et de l’assemblée générale  précédente

Par dérogation au droit actuel, jusqu’au 31 janvier 2021, le syndic a la possibilité d’organiser une assemblée générale totalement dématérialisée. Ainsi, les copropriétaires ne participeraient pas à l’assemblée générale par présence physique. Alors comment vont-ils y participer ?

–  Au travers du vote par correspondance, selon un formulaire dont nous attendons l’arrêté pour en connaitre le contenu standardisé.

–  Au travers du vote par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. Si le vote par visioconférence n’est pas réalisable, le vote par correspondance sera le seul moyen de vote utilisé.

Précisons que lorsque le syndic décide de faire application de ces dispositions et que l’assemblée a déjà été convoquée, il en informe les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information.

La convocation, la signature de la feuille de présence et du procès-verbal ainsi que la désignation du président de séance sont adaptées.

b Les modalités de convocation

La convocation devra :

-Indiquer que les copropriétaires ne peuvent participer à l’assemblée générale que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance.

– Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n’est pas possible, la convocation précise que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance.

-Ne doit pas mentionner de lieu de réunion.

c les modalités de tenue feuille de présence et du procès-verbal

Le président de séance certifie exacte la feuille de présence et signe, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée générale.

Lorsque les décisions sont prises au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l’un de ses membres, ou en leur absence, l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assure les missions qui incombent au président de séance en application des dispositions du décret du 17 mars 1967.

d Les modalités de désignation du président de séance lors du vote par correspondance

– Lorsque les décisions sont prises au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l’un de ses membres, ou en leur absence, l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assure les missions qui incombent au président de séance en application des dispositions du décret du 17 mars 1967.

– Lorsque la participation des copropriétaires s’effectue par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen électronique permettant leur identification, le syndic pourra fixe les modalités de désignation.

1.e Les modalités de délégations de vote au mandataire de son choix

Jusqu’au 31 janvier 2021, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % (au lieu de 10% normalement) des voix du syndicat des copropriétaires.

NOUS RECOMMANDONS AUX CONSEILLERS SYNDICAUX ET AUX COPROPRIÉTAIRES LA PLUS GRANDE VIGILANCE SUR LE RESPECT DES MODES DE SCRUTINS ET DES DÉLÉGATIONS DE POUVOIRS.

Conséquence N°2 : Qu’en est-il des assemblées générales tenues physiquement

Au jour du présent article, l’article 7 du décret du 11 mai 2020  prévoit que les rassemblements de plus de 10 personnes sont interdits sauf dans les établissements recevant du public dans le respect des gestes barrières et des mesures de distanciation sociale.

Le fait de poser le principe d’une tenue d’assemblée générale par visioconférence, audiconférence, ou correspondance puis de ne pas interdire clairement les assemblées générales physique jusqu’au 31 janvier 2020 sème une nouvelle fois le trouble. Il conviendra d’éclaircir ces points.

Conséquence N°3 : les assemblées générales convoquées et non tenues « avortées »

Les assemblées générales convoquées et non tenues en raison de l’état d’urgence devront être convoquées à nouveau.

Le syndic pourrait dresser et communiquer un « procès-verbal de carence » afin d’officialiser cette situation. Sa notification pourra se faire à celui qui en fait la demande et ce procès-verbal devra être conservé dans les archives mais aussi accessible sur l’extranet.

Pour l’assemblée générale faisant suite à celle non tenue, il faudra convoquer en respectant toute les obligations législatives et règlementaires (notamment concertation avec le conseil syndical, forme, délai, ordre du jour, pièces jointes).

Conséquence N°4 : la contestation des assemblées générales (et autres procédures judiciaires en cours)

Suite aux batteries d’ordonnances, il en résulte que toute action en justice ou notification qui aurait dû être réalisé entre le 12 mars et le 23 juin 2020 inclus sera réputé avoir été fait à temps s’il a été effectué dans un délai qui ne peut excéder, à compter de la fin de cette période, le délai légalement imparti pour agir, dans la limite de deux mois.

Pour tout besoin, l’AFCopro peut vous aider contact@afcopro.com ou 04 91 76 25 73.