Lorsque vous changez de syndic, il y a des paramètres à maitriser. Le sort des archives de la copropriété en fait partie.

Sur un plan théorique tout est prévue par le législateur qui a prévu un triple délai selon la nature des documents.

Ce triple délai aurait pu être évité en raison des incertitudes qu’il génère en pratique.

Un seul délai réduit dans la mesure du possible aurait permis :

• De s’adapter aux besoins des copropriétés qui continuent à vivre en évitant les situations de blocage ;
• De clarifier ces moments importants au sein des copropriétés. Notez que ces documents doivent être accompagnés d’un bordereau récapitulatif de ces pièces. Le syndic doit remettre une copie de ce bordereau au conseil syndical.

Lorsque le syndicat a fait le choix de confier ses archives à un prestataire spécialisé, le syndic doit dans ce délai de 1 mois, informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic.

Petit récapitulatif du droit en vigueur :

1/ Dans le délai de 15 jours à partir de la cessation des fonctions du syndic sortant, les documents à remettre sont :

–  La situation de trésorerie de la copropriété ;

– Les références des comptes bancaires du syndicat de copropriétaires ;

– Les coordonnées de la banque (compte courant et compte d’épargne).

2/ Dans le délai de 1 mois à partir de la cessation des fonctions du syndic sortant, les documents à remettre sont :

– L’ensemble des documents et archives du syndicat de copropriétaires ;

– L’ensemble des documents dématérialisés liés à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés, dans un format téléchargeable et imprimable.

3/ Dans le délai de 3 mois à partir de la cessation des fonctions du syndic sortant, les documents à remettre sont :

– L’état des comptes des copropriétaires ;

– L’état des comptes du syndicat de copropriétaires après apurement et clôture.

Si le syndic ne remet pas les documents exigés dans les délais et après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au président du tribunal judiciaire statuant en référé, d’ordonner sous astreinte la remise des pièces, informations et documents dématérialisés ainsi que le versement des intérêts provisionnels dus à compter de la mise en demeure, sans préjudice de toute provision à valoir sur dommages et intérêts.

Si vous souhaitez en savoir plus sur ce moment important de la vie de la copropriété, l’AFCopro peut vous aider.