Le syndic est le détenteur des archives du syndicat des copropriétaires . Il est important de connaitre le sortdes documents de copropriété en cas de changement de syndic.

L’ancien syndic est tenu de transmettre au nouveau syndic les documents et fonds suivants appartenant à la copropriété :
– les documents justifiant de la situation de la trésorerie,
– la totalité des fonds immédiatement disponibles,
– l’ensemble des documents et archives du syndicat de copropriétaires accompagnés d’un bordereau récapitulatif de ces pièces.

Lorsque le syndicat a fait le choix de confier tout ou partie de ses archives à un prestataire, il est tenu d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic,
– et l’ensemble des documents contractuels ou techniques relatifs à l’immeuble en lui-même (notamment le diagnostic technique global).

À savoir :
une copie du bordereau doit par ailleurs être remise au conseil syndical.
Le délai de transmission des documents et fonds est d’1 mois à partir de la cessation des fonctions de l’ancien syndic.
Ce délai peut être porté à 3 mois concernant la remise :
– du solde des fonds disponibles après apurement des comptes,
– de l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat de copropriétaires.

En l’absence de transmission dans les délais, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical doit mettre en demeure l’ancien syndic de procéder à la transmission des données manquantes.Cette mise en demeure s’effectue :
– par lettre recommandée avec accusé de réception,
– ou par voie électronique,
– ou remise contre récépissé ou émargement.
Si l’ancien syndic ne fait pas le nécessaire dans un délai de 8 jours après la mise en demeure, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le tribunal de grande instance (TGI) du lieu de situation de l’immeuble.

Le juge peut alors prononcer :
– la remise sous astreinte des documents et fonds manquants,
– le versement des intérêts éventuellement dus à compter de la mise en demeure,

– le versement de dommages et intérêts.

L’AFCopro peut vous donner des conseils pratiques pour maitriser tous les points importants lors de la transmission des archives.