La tenue de l’assemblée générale est un moment important dans la vie d’une copropriété. Au-delà des règles qui sont codifiées, il ne faut pas oublier que rien ne remplace la pratique.
Fort de notre expérience, l’AFCopro a souhaité vous apporter les détails essentiels à ne pas négliger que nous classons de la manière suivante :
1 – Sur la tenue de la feuille de présence
Partant du principe que la feuille de présence est établie par l’auteur de la convocation. Cette dernière contient les noms et domicile de chaque copropriétaire et le nombre de voix.
Après l’assemblée générale, ce document constitue une annexe au procès-verbal dont la copie doit être délivrée sur demande du copropriétaire.
Il est essentiel que le détenteur de cette feuille de présence vérifie qu’elle satisfait aux prescriptions légales et réglementaires sur ses mentions mais également sur les délégations de vote (le syndic ne pouvant en disposer ou les redistribuer directement).
Évidemment, il faudra faire émarger la feuille de présence par les copropriétaires ou leurs mandataires.
2 – Sur la mise en place de l’assemblée générale
Pour que l’assemblée générale fonctionne, elle doit être structurée par un président et un bureau. Si la désignation du président de séance, du scrutateur ou du secrétaire était oubliée, cela pourrait vicier l’assemblée générale dans son ensemble et entraine sa nullité.
En effet, ces derniers jouent un rôle essentiel dans la tenue régulière de l’assemblée.
Ainsi, il est recommandé au président :
– de certifier exacte la feuille de présence.
– de veiller, en cas d’indivision, que seul celui qui son mandataire désigné participe à l’assemblée et intervienne au vote.
– de contrôler à ce que le mandataire de plusieurs copropriétaires soit considéré comme représentant autant de propriétaires que de mandants pour le calcul de la majorité de l’article 26 concernant les membres du syndicat, rappel étant fait que, si un propriétaire possède plusieurs lots, il est compté pour une seule tête (règles concernant les délégation de pouvoirs).
– d’inciter les copropriétaires arrivant ou quittant l’assemblée en cours de séance à se signaler et à le stipuler sur la feuille de présence et de les prévenir qu’en cas d’oubli, il sont comptabilisés comme présent et votant favorablement.
3 – Sur les décisions prises par l’assemblée générale
De nombreuses règles régissent les prises de décisions par l’assemblée générales. Il en ressort notamment que l’assemblée ne peut délibérer que sur les les questions inscrites à l’ordre du jour (dans la convocation). On ne peut en ajouter une fois après l’envoi de l’ordre du jour aux copropriétaires, et encore moins le jour même de l’assemblée générale.
Ces décisions que l’on appelle « résolutions » doivent de préférence Indiquer :
– la majorité retenue pour le vote.
– les voix et les noms des opposants et des abstentionnistes.
– si la résolution est adoptée ou non.
4 – Sur l’établissement du procès-verbal
La règlementation est souvent négligée en ce qui concerne l’établissement du procès-verbal. Pour autant, et avant que les concernés aient à le signer, il est essentiel que le texte du procès-verbal:
– stipule, dès le départ, les noms des copropriétaires défaillants (absents) ainsi que le nombre de leurs voix.
– soit dressé conformément à la loi avant la fin de la séance et pas le lendemain.
– dans les résolutions qu’il contient, soient simples, concises, claires et précises.
– mentionne les amendements survenus en cours de séance à condition qu’ils ne dénaturent l’objet de la résolution initiale.
– indique les réserves sur la régularité de l’assemblée générale ou de certaines de ses décisions;
5 – Sur la notification des décisions et à la diffusion du procès-verbal
Souvent faites trop tard, ou par erreur ce qui engendre des surcouts inutiles pour la copropriété, il est primordial de veiller à ce que les syndics :
– Notifient le procès-verbal le plus rapidement possible et dans les formes uniquement aux copropriétaires opposants ou défaillants, et dans la limite du délai de deux mois à compter de la tenue de l’assemblée générale.
– Adressent sous des formes moins couteuses (que des lettre recommandées ou des notifications par voie électroniques le cas échéant) puisque les copropriétaires qui ne sont ni opposants, ni défaillants ne sont pas soumis à un tel formalisme.
– de conserver ces procès-verbaux sur un registre prévue à cet effet, et de le mettre dans l’extranet de la copropriété (le cas échéant pour les syndics professionnels n’ayant obtenus de dérogation de l’assemblée à ce propos).
