Dans une copropriété, la vente d’un lot doit respecter impose au syndic de remplir certains documents. Ici, nous vous donnerons une vue d’ensemble du formalisme à respecter.

Lors d’une vente, l’établissement de l’état daté est une étape nécessaire à la charge du syndic.
Le copropriétaire vendeur  par l’intermédiaire de son notaire doit demander au syndic qu’il lui remette un état daté.

Étape N°1 : « le pré-état daté »
Depuis 2015, le Code de la construction dans sa partie législative prévoit l’obligation de remettre à l’acquéreur une batterie d’informations au plus tard à la date de signature de la promesse de vente.
La remise des documents peut être effectuée sur tous supports et par tous moyens, y compris par un procédé dématérialisé sous réserve de l’acceptation expresse par l’acquéreur.

Souvent, les notaires envoient ces demandes d’informations au syndic qui  facture le « pré-état daté » au copropriétaire concerné. Or, une telle facturation n’est pas possible au regard du décret du 26 mars 2015 et ce n’est le syndic qui doit obligatoirement s’occuper de cette tâche.

Les documents à fournir sont les suivants :
1° Ceux relatifs à l’organisation de l’immeuble :
a) La fiche synthétique de la copropriété prévue à l’article 8-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis (1) ;
b) Le règlement de copropriété et l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;
c) Les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années, sauf lorsque le copropriétaire vendeur n’a pas été en mesure d’obtenir ces documents auprès du syndic ;
2° Ceux relatifs à la comptabilité et à la situation financière:
a) Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel payées par le copropriétaire vendeur au titre des deux exercices comptables précédant la vente ;
b) Les sommes susceptibles d’être dues au syndicat des copropriétaires par l’acquéreur (sauf copropriété de moins de 10 lots dont le budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 Euros);
c) L’état global des impayés de charges au sein du syndicat et de la dette vis-à-vis des fournisseurs (sauf copropriété de moins de 10 lots dont le budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 Euros);
d) Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot principal vendu et le montant de la dernière cotisation au fonds versée par le copropriétaire vendeur au titre de son lot.
3° Le carnet d’entretien de l’immeuble ;
4° Une notice d’information relative aux droits et obligations des copropriétaires ainsi qu’au fonctionnement des instances du syndicat de copropriété. Un arrêté du ministre chargé du logement détermine le contenu de cette notice ;
5° Le cas échéant, les conclusions du diagnostic technique global ;

Nous apportons des précisions importantes sur les documents à fournir :
– Lorsque l’acquéreur est déjà propriétaire, il n’est pas nécessaire de communiquer les documents relatifs à l’organisation de l’immeuble, le carnet d’entretien de l’immeuble, la notice d’information, le  diagnostic technique global ;

– Lors d’une vente ou de cession de droit réel immobilier relatif à un lot ou une fraction de lot annexe (un emplacement de stationnement, une cave, un grenier, un débarras, un placard, une remise, un garage ou un cellier), il n’est pas nécessaire de communiquer les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années, le carnet d’entretien de l’immeuble, la notice d’information, le  diagnostic technique global ;

– Lorsque les documents et les informations ne sont pas remis à l’acquéreur au plus tard à la date de la signature de la promesse de vente, le délai de rétractation ne court qu’à compter du lendemain de la communication de ces documents et informations à l’acquéreur.

– Lorsque les documents et les informations ne sont pas joints au projet d’acte authentique, le délai de réflexion ne court qu’à compter du lendemain de la communication de ces documents et informations à l’acquéreur.

La communication mentionnée aux premier et deuxième alinéas est réalisée selon les modalités de notification ou de remise de la promesse ou de l’acte authentique de vente prévues à l’article L. 271-1.

Ce dispositif est applicable à compter du :
1° 31 décembre 2016, pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots ;
2° 31 décembre 2017, pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 50 lots ;
3° 31 décembre 2018, pour les autres syndicats de copropriétaires.

Étape N°2 : l’état daté
L’état daté a pour but de répartir les sommes entre vendeur et acquéreurs au regard des règles fixées par le décret du 17 mars 1965.
Une fois reçu, le syndic retourne, au notaire chargé de passer la vente, un état daté comportant trois parties comportant :

1° Dans la première partie, le syndic indique, d’une manière même approximative et sous réserve de l’apurement des comptes, les sommes pouvant rester dues, pour le lot considéré, au syndicat par le copropriétaire cédant, au titre :
a) Des provisions exigibles du budget prévisionnel ;
b) Des provisions exigibles des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel ;
c) Des charges impayées sur les exercices antérieurs ;
d) Des sommes contractées au titre d’un prêt collectif ;
e) Des avances exigibles.
Ces indications sont communiquées par le syndic au notaire ou au propriétaire cédant, à charge pour eux de les porter à la connaissance, le cas échéant, des créanciers inscrits.

2° Dans la deuxième partie, le syndic indique, d’une manière même approximative et sous réserve de l’apurement des comptes, les sommes dont le syndicat pourrait être débiteur, pour le lot considéré, à l’égard du copropriétaire cédant, au titre :
a) Des avances éventuellement constituées;
b) Des provisions du budget prévisionnel pour les périodes postérieures à la période en cours et rendues exigibles en raison de la déchéance du terme prévue par l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965.

3° Dans la troisième partie, le syndic indique les sommes qui devraient incomber au nouveau copropriétaire, pour le lot considéré, au titre :
a) De la reconstitution des avances ;
b) Des provisions non encore exigibles du budget prévisionnel ;
c) Des provisions non encore exigibles dans les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel.
Dans une annexe à la troisième partie de l’état daté, le syndic indique la somme correspondant, pour les deux exercices précédents, à la quote-part afférente au lot considéré dans le budget prévisionnel et dans le total des dépenses hors budget prévisionnel. Il mentionne, s’il y a lieu, l’objet et l’état des procédures en cours dans lesquelles le syndicat est partie.

Étape N°3 : Après la vente, la notification du transfert de propriété au syndic
Tout transfert de propriété d’un lot ou d’une fraction de lot, toute constitution d’un droit d’usufruit, de nue-propriété, d’usage ou d’habitation, doit être notifié sans délai, au syndic, soit par les parties, soit par le notaire qui établit l’acte, soit par l’avocat qui a obtenu la décision judiciaire, acte ou décision qui, suivant le cas, réalise, atteste, constate ce transfert ou cette constitution.

Cette notification comporte la désignation du lot ou de la fraction de lot intéressé ainsi que l’indication des nom, prénoms, domicile réel ou élu de l’acquéreur ou du titulaire de droit et, le cas échéant, du mandataire commun. Elle comporte également, le cas échéant, l’indication des accords au titre du remboursement d’un emprunt collectif.

Cette notification est effectuée indépendamment de l’avis de mutation prévu à l’article 20 de la loi du 10 juillet 1965.

L’AFCopro aide ses adhérents pour remplir son état daté dans le respect des règles en vigueur et éviter les facturations abusives.